Manual do Expositor – Eventos Plena

Realização e organização:

MARTINS PRODUÇÕES E EVENTOS – PLENA EVENTOS

Rua Janiópolis, 245 – Cidade Jardim – São José dos Pinhais – PR – CEP 83035-100

Telefone: 41 3081-4052 / whats: 41 99979-0488

Contato: Beatriz Muniz

E-mail: [email protected]

Site: www.orthoscience.com.br

Local do evento:

Mar Hotel Conventions

Endereço: R. Barão de Souza Leão, 451 – Boa Viagem, Recife – PE, 51030-300

Telefone: (81) 3302-4446

Contato:

Site: www.marhotel.com.br

Montadora oficial:

Stands.com Ltda

Rua Manoel Bandeira, 355 – Guarani – Colombo-PR.

CEP 83409-310

Telefone: (41) 3606-0291 / 99849-5422

Contato: Cesar

E-mail: [email protected]

Site: www.estandes.com

CRONOGRAMA

NORMAS GERAIS E PROVIDÊNCIAS LEGAIS

Seguro

Cabe a cada EXPOSITOR providenciar o seu próprio seguro de riscos contra terceiros, riscos diversos e danos de qualquer natureza, medida veemente recomendada pelo PROMOTOR, o qual não se responsabiliza em hipótese alguma por perdas, lucros cessantes, danos e/ou extravios de qualquer natureza que porventura ocorram a terceiros, produtos expostos, stand ou pessoal em serviço, inclusive os decorrentes de chuvas, ventos, raios, infiltrações, quedas de energia, pânico de multidão, curtos, etc.

Pagamentos em atraso

Não será liberada pela Comissão Organizadora do evento a área destinada à montagem do stand dos Expositores que tiverem inadimplência de qualquer parcela contratual com a locação do espaço, até o dia 20 de fevereiro de 2022.

Preenchimento e envio de formulários

É obrigatório o preenchimento e envio de todos os formulários com as informações solicitadas nas datas limites determinadas para o envio.

*Os formulários encontram-se ao final deste manual.

Remessa de mercadorias e equipamentos para a organização

A nota fiscal para envio de mercadorias a serem expostas deverá ser emitida em nome do próprio EXPOSITOR, com seu CNPJ e inscrição estadual, para o seguinte endereço:

Mar Hotel Conventions

R. Barão de Souza Leão, 451 – Boa Viagem, Recife – PE, 51030-300

Horário para entrega/recebimento

Dia 06 de março de 2022 das 08h00 às 18h00

Nome do Evento: 5º Meeting Ortho Science – A Ortodontia na Visão d’Elas.

No corpo da nota fiscal deverá constar a seguinte observação:

As mercadorias destinam-se ao 5º Meeting Ortho Science – A Ortodontia na Visão D’Elas, em RECIFE – PE, com retorno ao local de origem.

Nos espaços próprios, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores unitários e totais. As notas fiscais deverão ser preenchidas de acordo com a legislação do Estado onde esteja situado o remetente.

Importante!

As mercadorias e equipamentos deverão chegar ao local do evento no dia destinado à montagem em 06 de Fevereiro de 2022, nos horários estipulados no cronograma do evento. Se for necessário envio antecipado, verificar junto à comissão organizadora, pelo telefone (41) 3081-4052 – e-mail: [email protected] – A/C Beatriz – Comercial.

Entrada de menores

Será proibido o acesso e o trabalho de menores de 18 anos nos períodos de montagem, realização e desmontagem, inclusive crianças de colo acompanhadas de maiores responsáveis.

Trabalho de menores

Será vetada a participação de menores de 18 anos a serviço do evento, seja ele de qualquer natureza, sendo ainda expressamente proibido o acesso ao pavilhão conforme informado acima no período total do evento.

Redistribuição de área

A qualquer tempo, para o bom funcionamento do evento, poderá a promotora redistribuir os setores ou os stands, respeitando as dimensões e características em contrato.

Intransferibilidade

O expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, qualquer direito obtido ou responsabilidade assumida com relação ao evento, nem sublocar ou ceder qualquer parcela ou o todo da área que for alugada, sem a autorização prévia da promotora.

Apresentação de ART/CREA ou RRT/CAU

Conforme o Regulamento Geral, para o Patrocinador/Expositor com montagens especiais, será obrigatória a apresentação de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou RRT (Registro de Responsabilidade Técnica). O Patrocinador/Expositor deverá verificar diretamente com a montadora contratada:

Aprovação do projeto do stand com a montadora oficial;
Apresentação da ART ou RRT firmada pelo engenheiro/arquiteto responsável pela montagem e pela estrutura do mesmo.
FORMULÁRIOS E ORIENTAÇÕES

Formulário 1 – termo de responsabilidade da montadora

Data limite para envio: 20 de fevereiro de 2022.

Este formulário deverá ser devidamente preenchido, assinado pelo Patrocinador/Expositor e Montadora.

O Patrocinador/Expositor deverá informar a montadora oficial se utilizará a montagem básica ou se irá montar stand elaborado.

Caso seja projeto elaborado, o mesmo deverá ser encaminhado para a devida aprovação, até a data de 20 de fevereiro de 2022, para o seguinte e-mail: [email protected] – A/C Cesar – Comercial Stands.com.

*Formulário disponível no final deste manual.

Formulário 2 – Instalação e consumo de energia elétrica (KVA)

Data limite para envio: 20 de fevereiro de 2022.

Todos os Patrocinadores/Expositores deverão enviar a relação de KVA’s que serão utilizados em seu stand através deste formulário. A organização do evento enviará um boleto bancário para cada expositor com vencimento para 20 de fevereiro de 2022.

Todos os Patrocinadores/Expositores deverão solicitar a energia elétrica necessária para o funcionamento do seu stand, sendo que o mínimo de energia a ser solicitada é de 1 KVA.

A energia elétrica será fornecida em unidade KVA, 127 V, 220 V e 380 V pelo período de realização do evento. As tomadas estão sinalizadas. O local não dispõem de cabeamento, fios ou extensões, bem como não realiza a instalação de pontos de energia, sendo estes itens de responsabilidade da montadora e expositor.

Observações: A rede de distribuição dos pontos de fornecimento de energia dentro dos stands é de responsabilidade de cada montadora.

A montadora oficial do evento efetuará o fornecimento dos pontos de energia elétrica solicitados até a área adquirida pelo Patrocinador/Expositor.

Valor do KVA não fracionado = R$ 250,00 por KVA.

Qualquer excesso comprovado de consumo em relação ao total de energia elétrica solicitada será cobrado automaticamente, com base no custo unitário determinado à época do pagamento.

*Formulário disponível no final deste manual.

Formulário 3 – Credenciamento do Expositor

Data limite para envio: 20 de fevereiro de 2022.

Este formulário deverá ser devidamente preenchido pelo Patrocinador/Expositor, com os dados solicitados, para que sejam providenciadas as credenciais de quem irá permanecer nos stands.

NORMAS DE MONTAGEM

Informações sobre pé direito

Salão Principal – pé direito 5,5 m.

Segurança

É de responsabilidade do expositor a contratação de segurança para o seu stand. Listagem de fornecedores autorizados pelo local, no final do manual.

Limpeza

A equipe de limpeza contratada pelo promotor do evento será responsável, exclusivamente, pela limpeza das áreas comuns, onde será cobrada uma taxa, via boleto bancário, no valor de R$ 130,00 (Cento e Trinta Reais) com vencimento para a data de 20 de fevereiro de 2022, sendo esta taxa para todo o período do evento.

O Patrocinador/Expositor será responsável pela limpeza do seu stand, devendo cumprir as seguintes normas:

Manter seu stand limpo durante o horário de funcionamento da exposição;
Executar operações de limpeza do stand todos os dias, antes da abertura da exposição para o público, ou após o término da exposição.
Depositar o lixo nos cestos disponíveis, e em hipótese alguma nas áreas de circulação.

No período de montagem, as empresas montadoras são responsáveis por manter os corredores livres dos materiais a serem utilizados para a montagem de seu stand, bem como a sobra dos materiais que caracterizarem como lixo, os quais devem ser condicionados em sacos plásticos devidamente separados (lixos seletivos).

A Organização terá o direito de interditar qualquer Patrocinador/Expositor que, a seu critério, não estiver cumprindo as normas acima descritas.

Ar condicionado e ponto de água.

Não será permitido a instalação de ar condicionado e ponto hidráulico nos stands.

Montagem Básica

Ao definir a participação no evento, todo expositor passa a ter disponível no evento um stand básico conforme o descritivo abaixo.

Cada unidade de stand será montada em sistema similar Octanorm, contendo:

Forração grafite (3 mm), fixada com fita adesiva dupla face diretamente sobre o piso do ambiente;
Painéis divisórios (TS) altura 2,18m na cor branca;
Cobertura estrutural metálica, parcial e sem forro;
01 unidade de placa de identificação com nome da empresa expositora aplicada em vinil;
01 unidade de mesa com tampo de vidro redondo;
03 unidades de cadeiras;
01 unidade de spots com lâmpadas PL de 27 w a cada 3m² de área de stand;
01 unidade tomada monofásica 250 w;

Importante: Todo material mencionado acima é de propriedade da MONTADORA e cedido ao EXPOSITOR a título de locação, devendo ser devolvido nas mesmas condições em que foram recebidos. Materiais extraviados ou danificados serão cobrados do EXPOSITOR através do PROMOTOR do evento.

O expositor que dispensar o uso do stand básico não terá direito ao ressarcimento de valores.

Itens adicionais e projetos de decoração especial

Para solicitação de projetos especiais ou itens adicionais na montagem básica ou locação de mobiliário, entrar em contato com a MONTADORA oficial até o dia 20 de fevereiro 2022.

FORMULÁRIO 01 – TERMO DE RESPONSABILIDADE DA MONTADORA

Data Limite: 20 de fevereiro de 2022. – Enviar para o e-mail: [email protected]

Obs. Se for a montadora oficial, sinalizar apenas com a identificação do nome.

Informamos que a empresa __________________________________foi por nós contratada para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de nosso stand no evento 5º Meeting Ortho Science.

Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta das responsabilidades quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor.

Razão Social (EXPOSITOR): CNPJ:

Responsável: Fone: E-mail:

Stand nº: Metragem:

Razão Social/ Nome Fantasia: (MONTADORA): CNPJ:

Endereço: Cidade: UF:


Responsável:		CPF:
Fone/Celular:	E-mail:

Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a terceiros pelos funcionários e subcontratados de nossa empresa, que estarão trabalhando no nosso stand. Comprometemo-nos ainda a cumprir rigorosamente todos os prazos estabelecidos no Manual do Expositor no que se refere à montagem, manutenção e desmontagem do referido stand. Declaramos, também, estarmos cientes de que toda e qualquer desobediência ao Regulamento e ao manual do Evento ou às normas do Local do evento, autorizará a Organização do evento a cancelar o nosso credenciamento.

Cientes e de acordo com os termos acima:

Assinatura do Expositor: _________________________________ Data: _____/______/__________

Assinatura da Montadora: ________________________________ Data:_____/______/__________

FORMULÁRIO 02 – INSTALAÇÃO E CONSUMO DE ENERGIA ELÉTRICA (KVA)

Data Limite: 20 de fevereiro de 2022 – Enviar para o e-mail: [email protected]

Todos os expositores deverão solicitar a energia elétrica necessária para o funcionamento do seu stand, sendo que o mínimo de energia a ser solicitada é de 1 KVA.

Para o cálculo da energia, o KVA não poderá ser fracionado.

Somente serão aceitas as solicitações de energia elétrica enviadas juntamente com o comprovante de pagamento.